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高端会议接待流程

发布时间:2013-11-18 10:36:58 作者:guanliyuan 来源: 文字大小:[][][] 浏览次数:2361次

会议接待内容 

会议前期: 

1. 与我公司洽谈,提出贵方要求如:时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。 

2. 我公司按贵方要求提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。 

3. 邀请会议主办者实地考察会议举办场所, 确定方案,签订会议接待标准合同,预付会议订金事宜。  

4. 在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务  

会议进行中: 

1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。分批分时段按要求接站。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。 

3. 会议场所:会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 

4. 会议住宿:会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 

5. 会议餐饮:确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关(如:特殊客人有宗教信仰)的确认。。  

6. 会议旅游:确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。  

7. 会议娱乐:提前确认娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 

8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。 

会议结束期:

1.会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 
 
2.会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 
 
3.与会议主办者的费用结算工作,提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。



【接待类别】: 
    各科研机构、机关、学校、各培训中心、企业的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班、业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。 

【接待人数】:    不限。 

【会议参考】: 
    ( 1 )、会议酒店范围: 
    二星级酒店(★★)、三星级酒店(★★★)、四星级酒店(★★★★)、五星级酒店(★★★★★)。 

 

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